Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste, Espoon Kaupunginteatteri 

25.5.2018

1 Rekisterinpitäjä
Espoon Kaupunginteatteri
Y-tunnus 0172494-6
Osoite: PL 10665 02070 Espoon Kaupunki

2 Yhteyshenkilö
Karoliina Kiviluoto, 045 728 43 06

3 Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Espoon Kaupunginteatterin asiakkaan ja teatterin välinen asiakassuhde. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan teatterille antamaan toimeksiantoon. 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin: 

• Teatterin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
• Asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
• Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

5 Rekisterin tietosisältö 

Asiakkaasta voidaan tallentaa seuraavia tietoja: 

• nimi
• syntymäaika
• käyttäjätunnus jaasiakastunnisteet 
• sukupuoli
• kieli
• osoite
• puhelinnumero(t)
• sähköpostiosoite
• rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
• palvelu-, myynti-, maksu- ja tapahtumatiedot
• palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet-ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet. 
• asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot
• asiakkuudenanalysointi ja ryhmittelytiedot 
• suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
• suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä saatavat tiedot, kuten VTJ–osoite
• tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten lokitiedot
• asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot -osiossa, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy Espoon Kaupunginteatterin tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön yhteydessä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Espoon Kaupunginteatterin käytössä, paitsi Espoon Kaupunginteatterin käyttäessä ulkoista yhteistyökumppania palvelun tuottamiseksi. Lipunmyynnin yhteydessä Espoon Kaupunginteatterin lipunmyyntiyhteistyökumppani on Lippupiste Oy. Lippupiste Oy käyttää henkilötietoja omiin käyttötarkoituksiinsa palvelujen tarjoamisen yhteydessä siltä osin, kuin lipunmyynnin kautta saadut tiedot tallennetaan lipunmyyntiyhteistyökumppanin omaan lipunmyyntijärjestelmään ja asiakasrekisteriin, ja lipunmyyntiyhteistyökumppani käsittelee henkilötietoja omiin kaupallisiin tarkoituksiinsa. Lippupiste Oy:n tietosuojaselosteeseen pääsette tutustumaan täältä. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön edellyttäessä myös viranomaisille.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.  

Espoon Kaupunginteatterin ja muun lippujen jälleenmyyjän rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan rekisterinpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta. 

Rekisterin tiedot teatterissa sijaitsevat teatterin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

10 Tarkastusoikeus ja korjausoikeus 

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa ja korjata rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastus- ja korjauspyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin ylläpitäjille yllä mainittuun postiosoitteeseen tai sähköpostitse info@espoonteatteri.fi

11 Oikeus vaatia tiedon poistamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan tiedon poistamista. Poistamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin ylläpitäjille yllä mainittuun postiosoitteeseen tai sähköpostitse info@espoonteatteri.fi

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan ja suoramarkkinointiin.

13 Evästeiden käyttö

Espoon Kaupunginteatteri kerää käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

14 Kolmansien osapuolien suorittama tiedonkeruu

Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Espoon Kaupunginteatterin ulkopuolisia tahoja, kuten mainostajia, mainosverkostoja sekä mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Koska käyttäjän selain pyytää tällöin kolmannen osapuolen asettamia mainoksia Espoon Kaupunginteatterin ulkopuoliselta palvelimelta, nämä kolmannet osapuolet voivat katsella, muokata tai asettaa omia evästeitään aivan kuin käyttäjä olisi näiden sivustoilla. Pyrimme sopimusjärjestelyin takaamaan, että nämä kolmannet osapuolet noudattavat kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä alan itsesääntelyohjeistuksia. Palveluissamme voi olla käytössä ns. yhteisöliitännäisiä, kuten Facebookin tykkää-painike. Käyttäjä voi tutustua yhteisöpalveluiden ehtoihin kussakin palvelussa. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.  

15 Yhteydenotot

Kaikissa tähän rekisteriselosteeseen liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun henkilöön. Espoon Kaupunginteatteri voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti. Rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Toimitamme rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa (pl. teatterin kesätauko) tiedot toimenpiteistä, joihin olemme ryhtymässä.

16 Tietosuojaselosteen muuttaminen  

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.